Fasen en gates
Een uitgewerkte levenscyclus van idee tot afsluiting, met per gate de benodigde informatie en wie besluit.
De aanpak
Zes thema's, één samenhangende aanpak
Axium is onze visie op goed portfoliomanagement, uitgewerkt in zes thema's: strategie, proces, governance, capaciteit, waardecreatie en financiën. Hieronder zie je per thema wat de aanpak regelt en hoe dat in de inrichting landt. Of je nu werkt met het Microsoft Power Platform, Fortes Change Cloud of klein begint in Excel.
Strategie
Het vertrekpunt. Uitdagingen van de organisatie vertalen zich in doelen, doelen in meetbare KPI's. Elk portfolio, programma en project is aan die doelen gekoppeld. Daarmee is van elke euro en elk uur te herleiden waaraan het bijdraagt, en zie je meteen welke projecten nergens aan bijdragen.
- Doelen en uitdagingen toewijsbaar aan portfolio's, programma's én projecten
- KPI's per doel en per project, meetbaar op elk niveau
- Direct zichtbaar welke initiatieven geen strategische bijdrage leveren
Portfolioproces
Een formeel proces dat initiatieven selecteert, autoriseert en realiseert. Elk voorstel begint als case in de funnel, doorloopt weging en besluit, en wordt pas een project als het door dat proces komt. Zo stopt de wildgroei aan projecten die "er ineens zijn". Elke stap heeft een eigenaar, een criterium en een vastgelegd besluit.
- Gestructureerde intake en weging van voorstellen
- Complexiteitsweging: configureerbare factoren met een score per project, die de zwaarte van besturing bepaalt
- Vastgelegde besluiten: uitlegbaar waarom iets wel of niet start
Governance
Rollen, mandaten en besluitvorming op één plek. Portfolio's zijn gekoppeld aan organisatieonderdelen en bundelen programma's en projecten; de structuur volgt jouw organisatie, niet andersom. Wie waarover beslist ligt vast, en elk besluit is herleidbaar.
- Portfolio-, programma- en projectstructuur per organisatie-eenheid
- Geconsolideerd beeld op elk niveau: project, programma, portfolio
- Rollen, mandaten en besluiten vastgelegd en uitlegbaar aan bestuur en raad
Capaciteit
Mensen, teams en skills afgestemd op de portfolioprioriteiten. De inrichting legt per project vast welke kennis nodig is, zodat je vóór de start ziet of het portfolio past op de organisatie die het moet uitvoeren, en waar het gaat knellen.
- Skill-toewijzing per project
- Vraag naar kennis en mensen afgezet tegen wat de organisatie kan leveren
- Overbelasting zichtbaar voordat de organisatie vastloopt
Waardecreatie
Focus op de levering van resultaten en waarde. Plan-items per project vormen samen de veranderkalender van de organisatie, met voortgang en realisatie per portfolio, programma en project. De vraag "wat loopt er over een half jaar?" is geen schatting meer, maar een rapportage.
- Plan-items per project, geaggregeerd tot één veranderkalender
- Zicht op pieken: wanneer komt er te veel tegelijk samen?
- Voortgang en geleverde waarde zichtbaar op elk niveau
Financiën
Middelen afgestemd op de portfolioprioriteiten. Budget en realisatie per project geven doorlopend zicht op het geld. Opgeteld per programma en portfolio weet je altijd waar het geld zit, zonder maandelijkse Excel-exercitie.
- Budget en realisatie per project, opgeteld per programma en portfolio
- Budget versus realisatie continu actueel
Van aanpak naar inrichting
Geen lege doos, in welk pakket ook
De aanpak is pas waardevol als hij wordt gebruikt. Daarom komt elke Axium-inrichting gevuld met wat je nodig hebt om te sturen, in de oplossing die bij je organisatie past.
Weging en prioritering
Wegingscriteria en complexiteitsfactoren die je portfolio vergelijkbaar maken, afgestemd op je doelen.
Statusdefinities
Eén vaste betekenis voor rood, oranje en groen, voor planmatige én agile initiatieven.
Rollen en mandaten
Portfoliomanager, projectleider, controller en bestuur: wie wat doet en wie waarover beslist.
Rapportages
Een portfolioboard-rapportage die een keuze voorlegt in plaats van alleen een stand van zaken.
Training en werkinstructies
Key-users en gebruikers leren werken volgens de aanpak, met korte instructies die bij jouw proces passen.
Axium werkt op het Microsoft Power Platform, in Fortes Change Cloud en, om klein te beginnen, in Excel. Meer oplossingen volgen, alleen als we er volledig achter staan. De aanpak blijft dezelfde, dus wie later overstapt, neemt zijn manier van sturen gewoon mee.
Liever zien dan lezen?
Een demo zegt meer dan een beschrijving. We laten de aanpak zien aan de hand van een herkenbaar portfolio uit jouw sector, in de oplossing die bij je past.